Sau khi đã tìm hiểu về những lợi ích khi có một quy trình vận hành chuẩn, trong buổi hôm nay, Học Viện BAEMIN sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn cụ thể để từng bước xây dựng một quy trình vận hành cho quán của mình. Bài viết sẽ hơi dài, hãy chuẩn bị tinh thần và sổ tay để ghi chú lại nhé!

Trước khi bắt đầu bước vào những hướng dẫn chuyên sâu, bạn cần lưu ý: bài hướng dẫn dưới đây là kiến thức nền tảng, bạn cần xem xét nhiều yếu tố khác như loại hình kinh doanh ăn uống, quy mô quán, số lượng nhân viên,… để có thể tự thiết kế cho quán của mình một quy trình vận hành phù hợp và đạt hiệu quả cao. 

Để bạn có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình vận hành, vui lòng tham khảo hình ảnh minh hoạ dưới đây: 

1. Trước thời gian mở cửa 

Thông thường, giờ làm việc của bất kỳ nhà hàng nào cũng nên bắt đầu trước giờ mở bán chính thức ít nhất một tiếng đồng hồ. Trong thời gian này, hãy đảm bảo nhà hàng của bạn đã sẵn sàng cho một ngày kinh doanh bội thu nhé!

1.1 Kiểm tra các thiết bị, nguyên vật liệu

Tùy vào cơ cấu nhân sự của từng cơ sở kinh doanh, quy trình kiểm tra các thiết bị, nguyên vật liệu sẽ được thực hiện bởi chủ quán, bếp trưởng, phụ bếp, hay quản lý dựa trên cơ cấu, yêu cầu nhân sự.

Trong quá trình kiểm tra, hãy đảm bảo máy tính, máy pos, máy in,… vận hành ổn định trong ngày và điện thoại mở sẵn ứng dụng nhà hàng (BAEMIN Merchant app) ở chế độ nhận đơn hàng. Hãy báo cáo ngay cho người phụ trách và tìm phương án dự phòng nếu một trong các thiết bị tại nhà hàng không hoạt động tốt. 

Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng nguyên vật liệu chế biến trong kho đảm bảo đủ số lượng sử dụng trong ngày. 

Bạn cần kiểm tra: 

• Kiểm tra tồn kho thực tế tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, dẫn đến thiếu hàng hoặc nhập dư. Ghi chú lại hoặc báo với người phụ trách bộ phận khi phát hiện vấn đề.
• Kiểm tra hạn sử dụng: đối với các nguyên vật liệu có hạn sử dụng, để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Báo với người phụ trách bộ phận khi thực hiện huỷ hàng quá hạn. 
• Nhân sự cần thực hiện thao tác xuất kho với những loại nguyên vật liệu bóc mới để kiểm tra tình trạng hàng hóa cuối ngày được chi tiết, sát sao, tránh trường hợp để thất thoát hàng hóa mà không biết. Với thao tác này, các nhà hàng có thể tìm hiểu và sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ quản lý. 

1.2 Họp nhân viên đầu giờ 

Các cơ sở kinh doanh càng lớn thì cuộc họp đầu giờ càng quan trọng. Cuộc họp thường sẽ kéo dài từ 15-20 phút và là khoảng thời gian để hoạch định cho nhân viên của bạn những công việc, mục tiêu cần phải thực hiện được trong ngày làm việc hôm đó. 

Đặc biệt, nhắc nhở nhân viên những tình huống cần lưu ý để ca làm việc được hiệu quả, cũng như khiến khách hàng vừa lòng, có những trải nghiệm tốt ở nhà hàng của bạn. Bên cạnh đó, đội ngũ bán hàng cũng cần được lên tinh thần, dặn dò để có thể khơi gợi nhu cầu, thuyết phục khách hàng gọi món nhiều hơn, chủ động tư vấn cho khách những khẩu phần ăn hợp lý hơn.

2. Trong thời gian mở cửa

Trong thời gian mở cửa, quy trình vận hành thông thường có thể được chia theo bốn gian đoạn như sau: Đón khách, Gọi món, Phục vụ món và Tiễn khách ra về. Đối với kinh doanh trên nền tảng online như BAEMIN, quy trình sẽ có chút thay đổi. Bạn vui lòng tham khảo thêm bài viết về Quy trình xử lý đơn hàng BAEMIN. 

2.1 Đón tiếp khách hàng đến quán

Khâu đón khách là một trong những khâu quan trọng để đảm bảo trải nghiệm của Khách hàng trọn vẹn khi đến quán của bạn. Để lại ấn tượng tốt trong khi đón khách là một lợi thế. 

Đối với nhiều nhà hàng, thường sẽ chỉ chú trọng ở khâu đón tiếp khách khi bước vào cửa. Tuy nhiên, ấn tượng của khách hàng đã được bắt đầu từ khu vực gửi xe. Hãy đảm bảo bãi xe đủ chỗ và nhân viên giữ xe, bảo vệ cũng có thái độ và cách hành xử trân trọng và đúng mực với khách hàng đến quán. 

Tiếp đó, nhân viên trong quán nên có nụ cười và hành động cử chỉ niềm nở để thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ, chỉ dẫn khách hàng vào chỗ ngồi của mình. Đặc biệt, việc kiểm tra tình trạng bàn còn/hết, đã đặt bàn rồi thì ngồi tại bàn nào cần được nhân viên lễ tân làm rõ một cách khéo léo.

2.2 Quá trình gọi món của Khách

Công việc nhận gọi món thuộc nhiệm vụ của các nhân viên phục vụ bàn. Tùy theo tính chất nhà hàng, công việc gọi đồ lại được thực hiện khác nhau. Thông thường có hai hình thức để nhận gọi món: gọi món thủ công với bút giấy thông thường và gọi món với phần mềm.

Dù là hình thức nào, hãy luôn đảm bảo nhân viên phục vụ bàn luôn có thái độ niềm nở, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong quá trình chọn lựa món ăn phù hợp, hoặc đưa ra những gợi ý kịp thời về các món tại nhà hàng nếu khách hàng yêu cầu. 

Ở khâu này, hãy luôn đảm bảo sau khi khách gọi món xong, nhân viên cần đọc lại danh sách món ăn và yêu cầu đi kèm nếu có để khách xác nhận trước khi bàn giao cho bếp. Đặc biệt, cần ghi rõ số lượng món, yêu cầu đi kèm (không hành, không cay, ít ngọt,…) để tránh bếp làm nhầm món hoặc không đáp ứng được yêu cầu đặc biệt – gây ảnh hưởng đến trải nghiệm ăn uống của khách. 

2.3 Phụ vụ món ăn 

Trong quá trình khách hàng dùng bữa, nhân viên cũng cần thường trực hỗ trợ lấy thêm đồ, rót thêm nước hay giải đáp các thắc mắc của khách. Với các bữa nhiều món, nhân viên cũng cần chú ý thời điểm đưa đồ, cách thức dọn bớt món hay trình tự phục vụ cho hợp lý.

Trong những trường hợp khách hàng muốn thêm món, đổi món, tránh tình trạng phục vụ chậm hoặc quên đơn của khách, nhân viên phục vụ nên có sẵn sổ bút và chuyển đơn xuống bộ phận chế biến kịp thời.

2.4 Tiễn khách ra về

Đối với khâu thanh toán, cần đảm bảo kiểm lại đúng, đủ đồ khách đã dùng, đặc biệt tránh tình trạng tính thừa để khách hàng không vừa lòng. Khâu này càng đơn giản, nhanh chóng càng tốt. 

Bên cạnh đó, nhân viên phục vụ đừng quên gửi lời cảm ơn khách hàng đã lựa chọn quán để dùng bữa. Nếu bạn có chương trình ưu đãi cho khách hàng thành viên, đừng quên gợi ý khách đăng ký hoặc gửi tặng kèm voucher cho lần sau. Đây cũng là một cách để bạn có thông tin khách hàng – phục cho việc khâu chăm sóc khách hàng về sau.

3. Quy trình trước lúc đóng cửa

Khi nhà hàng đóng cửa, hãy đảm bảo nhà hàng được dọn dẹp sạch sẽ và vệ sinh bếp và các thiết bị, vật dụng trong bếp, tắt các thiết bị trong quán và bảo quản các nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu. 

Khâu kiểm kê cũng rất quan trọng. Kiểm kê và ghi chú hàng hóa sau một ngày, kiểm kê doanh thu, dự trù nguyên vật liệu cho ngày hôm sau đều cần phải được thực hiện trước khi đóng cửa. 

Trên đây là những hướng dẫn, gợi ý cho việc xây dựng một quy trình vận hành khoa học và hiệu quả. Chúc bạn áp dụng các kiến thức bổ ích này vào việc xây dựng quy trình vận hành chuẩn cho nhà hàng của mình.